بررسی پایگاه داده
فصل 1
پایگاه داده چیست؟
یک مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات
هر
پایگاه داده مجموعه ای از اطلاعات مربوط به یک عنوان یا موضوع خاص می باشد.
این مجموعه معمولاً به نحوی سازماندهی می شود که کاربر بتواند:
·آیتم های اطلاعاتی دلخواه خود را در آن دریابید.
·آیتم های جدیدی را که با آنها مواجه می شوید، به آن اضافه کنید.
پایگاههای
داده الزاماً در کامپیوتر نگهداری نمی شوند. برای مثال کتابچه های آدرس و
فهرستهای تلفن پایگاههای داده ای هستند که روی کاغذ ثبت شده اند (هر چند
ممکن است افراد بسیار معدودی آنها را پایگاه داده بنامند)
اما نگهداری یک پایگاه داده در کامپیوتر، باعث تسهیل و تسریع فرآیند دست کاری اطلاعات موجود در آن
می شود.
برای مثال با بکارگیری یک فهرست تلفن (چاپ شده روی کاغذ) به راحتی می توان
شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختیار داشتن نام آنها پیدا کنید.
اما عکس این موضوع صادق نبوده و یافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها
بسیار دشوار خواهد بود.
اما با
استفاده از یک فهرست تلفن کامپیوتری اطلاعات فوق الذکر را با سرعت سهولت
بیشتری می توان دریافت کرد. همچنین با استفاده از چنین فهرست تلفنی نام
تمام افرادی که در یک خیابان بخصوص زندگی می‌کنند یا تمام افرادی که نام
کوچک آنها Paul می باشد، را به راحتی پیدا کرد.
پایگاههای
داده کامپیوتری انعطاف پذیر هستند. بدین معنی که روشهای بسیار متعدد و
متنوعی را برای کار کردن با اطلاعات (حتی مقادیر بزرگی از اطلاعات) تدارک
می بینند. نرم افزار Microsoft Access نمونه ای از سیستمهای مدیریت
پایگاههای داده (برنامه هایی که امکان تولید و مدیریت پایگاههای داده در
کامپیوتر را فراهم می کنند)
رکوردها و فیلدها
معمولاً
اطلاعات موجود در یک پایگاه داده، به کوچک ترین اجزا تقسیم می شوند. هر یک
از این اجزا در فیلد مخصوص به خود قرار می گیرد. برای مثال جهت وارد کردن
نام و آدرس افراد در یک پایگاه داده کاربر،
نمی تواند تمام اطلاعات هر فرد را در یک فیلد واحد، نظیر آنچه در زیر نشان داده شده است را وارد نماید.
|
James Coogan Sweeney
10744 South Hoyne
Chicago
Illinois 60643
USA
|
|
بلکه به طور طبیعی هر قطعه از اطلاعات را در فیلد جداگانه ثبت می کند تا امکان تشخیص و تمیز دادن آنها از یکدیگر فراهم شود.
جداول و پایگاههای داده
به
مجموعه ای از رکوردها، جدول گفته می شود. چنانچه یک پایگاه داده تنها حاوی
یک جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حکم پایگاه داده خواهد بود. در این
مهارت ICDL تنها با پایگاههای داده سرو کار دارد که حاوی یک جدول هستند.
تنها چیزی که باید در مورد دسته ای از پایگاه داده که حاوی بیش از یک جدول
هستند بدانید، این است که Access امکان ایجاد آنها را فراهم می کند.
هنگامی
که با هزارها یا صدها هزار رکورد سروکار دارید، بحث به کارگیری یک سیستم
مدیریت پایگاههای داده پیش می آید. برای مثال چنان چه از کامپیوتر خواسته
شود، تنها رکوردهایی را (از میان صدها هزار رکورد موجود در پایگاه داده)
استخراج کرده و نمایش دهد که نام خانوادگی (فیلد Last Name) آنها با حرف
«S» و کد پستی (فیلد Zipcodes) آنها با عدد «60» آغاز می شود، مدیریت
پایگاه داده این کار را با سرعتی فراتر از حد تصور و توانایی بشر انجام می
دهد.
اما
سیستمهای مدیریت پایگاه داده فاقد «قوه درک مرسوم» می باشند. برای مثال،
چنان چه اطلاعات را در فیلدهای صحیح وارد نکرده باشید، سیستم مدیریت
پایگاه قادر به تصحیح این اشتباه نخواهد بود.
دو نمای Forms , Datasheet
نرم
افزار Access و بسیاری از سیستمهای دیگر مدیریت پایگاههای داده، امکان
مشاهده و دست کاری اطلاعات را به دو روش فراهم می کنند. روش اول متضمن
مشاهده و دست کاری اطلاعات در یک داده برگ (نمای Datasheet) و روش دوم
متضمن مشاهده و دست کاری اطلاعات در فرمهای
(نمای Forms) می باشد.
در نمای
Datasheet می توان اطلاعات را به صورت مرتب شده در ستونها (یک ستون برای هر
فیلد) و ردیفها (یک ردیف برای هر رکورد) مشاهده کرد. ظاهر پایگاههای داده
در این نما همانند صفحات گسترده تصویر زیر یک پایگاه داده نمونه را در نمای
Datasheet نشان می دهد.
تعیین یک کلید اولیه
1- در
دومین صفحه Table که در آن نام جدول جدید را مشخص کردید، گزینه No, I’ll
set the primary key را انتخاب کرده و روی دکمه Next کلیک کنید.
2- در
پاسخ به سؤال « ؟ What field will hold data that is unipue for each
record» به معنی «کدام فیلد حاوی داده خواهد بود که مقدار آن در هر رکورد
منحصر به فرد می باشد؟» گزینه Number را انتخاب کنید (البته این گزینه از
قبل به عنوان گزینه پیش فرض انتخاب شده است). در پاسخ به سؤال :
«؟ What type of data do you want the primary key to contain» گزینه :
Consecutive numbers Microsoft Acces assigns automatically to new records را انتخاب نمایید.
3- روی دکمه Next کلیک کنید.
4- سپس
Access از شما می پرسد، در ادامه مایلید چه کاری انجام دهید: تصحیح طرح
جدول، وارد کردن مستقیم داده ها در جدول، یا وارد کردن داده ها در جدول با
استفاده از ویزارد فرم؟
جدولی که
حاوی هیچ داده ای نباشد، کاملاً بی ارزش است؛ بنابراین اگر مایلید داده
های دلخواه خود را به طور مستقیم و بدون فوت وقت در جدول وارد کنید، گزینه
Enter data directly into the table را برگزینید.
5- روی دکمه Finish کلیک کنید.
6- وارد کردن داده ها در جدول
هنگام
نمایش که یک جدول تولید می کنید، Access آن را ابتدا در نمای Datasheet
نمایش می دهد. محتویات جدول جدید در نمای Datasheet به قرار زیر می باشند:
·عنوان ستونها در ناحیه فوقانی جدول که معادل با نام فیلدهای آن می با شد.
·فقط یک ردیف خالی در زیر عنوان ستونها
با کلیک
کردن داخل هر یک از فیلدهای جدول، می توانید داده های دلخواه خود را در
فیلد مزبور وارد کنید. برای انتقال از هر فیلد به فیلد بعدی نیز باید از
کلید Tab و یا کلیدهای جهتی استفاده نمایید. البته یک استثنا در این مورد
وجود دارد. فیلد Number (کلید اولیه شما) به طور خودکار توسط Access تعیین
می شود (نمی توانید عدد جدیدی را در این فیلد وارد کرده و یا عدد موجود را
تغییر دهید)
بلافاصله
پس از اینکه وارد کردن داده ها در یک رکورد جدید را شروع می کنید، یک سطر
جدید در زیر سطر مربوط به رکورد مزبور ایجاد می شود؛ بنابراین هیچ نگرانی
در مورد ایجاد رکوردهای جدید وجود ندارد. در واقع همواره یک رکورد خالی در
انتهای جدول شما وجود دارد که می توانید اطلاعات دلخواه خود را در آن وارد
کنید.
وارد کردن داده ها در جدول شما
1- جزئیات مربوط به تعدادی از نماها را در فیلدهای nama . Size , Migratory? Color , Name از جدول namaوارد کنید.
در این
مرحله ممکن است پهنای برخی از فیلدها کوچک تر از آن باشند که امکان نمایش
یافتن تما اطلاعات وارد شده توسط شما در آنها وجود داشته باشد. که در مراحل
بعد خواهید آموخت. اما در مورد فیلدهای Migratory? ، اگر این فیلدها حاوی
کادر کنترل باشند، برای نشان دادن فروش یک آپارتمان کافی است روی کادر
کنترل مربوطه کلیک نمایید. اما چنان چه فیلدهای Migratory? حاوی کلمه «No»
(به جای کادر کنترل) باشند، برای نشان دادن ویژگی برای فروش یک آپارتمان
باید کلمه «Yes» را به جای کلمه «No» تایپ نمایید.
2- جدول خود را با کلیک کردن روی دکمه Close پایینی، واقع در گوشه بالا- سمت راست پنجره جدول
(نه
پنجره Access ) ببندید. به این ترتیب Access طی پیغامی نظر شما را در مورد
ذخیره کردن تغییرات اعمال شده در جانمایی جدول جویا می شود. در پاسخ به این
پیغام روی دکمه Yes کلیک کنید.
3- به این ترتیب Access شما را به پنجره Database باز می گرداند.
اکنون نحوه تولید یک جدول در Access و چگونگی وارد کردن داده های یک جدول از طریق نمای Datasheet را می دانید.
7- تغییر پهنای ستونها
تغییر
پهنای ستون کار ساده ای است. در این مرحله متوجه خواهید شد که Access در
بدو تولید یک جدول، پهنای یکسانی را به تمام ستونهای آن اعمال می کند. با
توجه به این موضوع، برخی از ستونها در ابتدای امر باریک تر از آن هستند که
امکان نمایش دادن تمام محتویات خود را داشته باشند.
در عین
حال برخی از ستونها بیش از حد لازم پهن بوده و موجب افزایش پهنای کلی جدول
شما می گردند. در نتیجه ممکن است برخی داده های شما از سمت راست پنجره
Datasheet بیرون بروند و برای مشاهده آنها مجبور به استفاده از نوار مرور
افقی شوید. برای تغییر پهنای یک ستون از جدول، روی خط حایل بین عنوان ستون
مزبور و عنوان ستون سمت راست آن، کلیک کنید (به این خط قائم، مرزیاب
فیلدها گفته می شود.)
پس از تغییر شکل اشاره گر، آن را به سمت چپ یا راست درگ کنید تا پهنای ستون مورد نظر به مقدار دلخواهتان برسد.
در عین
حال با دابل کلیک کردن روی مرزیاب هر فیلد می توانید پهنای ستون مربوط به
آن را به نحوی تغییر (افزایش یا کاهیش) دهید که بزرگ ترین داده موجود در
ستون مزبور به طور کامل نمایش یافته و در عین حال هیچ فضای خالی اضافی در
آن وجود نداشته باشد.
تنظیم پهنای ستونها
1- در پنجره Database روی نام جدول nama دابل کلیک کنید تا باز شود.
2- پهنای ستونها Color , nama Name را به نحوی تغییر دهید که ظاهر کلی جدول بهبود یابد.
8- سوئیچ کردن به نمای Design
در فصل 1
با دو نمای قابل استفاده برای مشاهده یک پایگاه داده آشنا شدید. این دو
نما عبارت بودند از Datasheet که امکان مشاهده هم زمان رکوردهای متعدد را
در قالب سطرها و ستونهای مختلف فراهم
می کند و نمای Form که در هر لحظه تنها امکان مشاهده یک رکورد را در اختیار شما قرار می دهد.
اکنون با
سومین نمای Design (طراحی) نام دارد، آشنا خواهید شد. از طریق این نما می
توانید ساختار و سازماندهی جدول خود را تغییر دهید. نمای Design لیستی از
تمام فیلدهای جدول را همراه با نوع داده های قابل ورد در آنها نمایش می دهد
در عین حال نمای Design برای تولید یک جدول جدید از صفر و اضافه، حذف و
تصحیح نمودن فیلدهای یک جدول موجود قابل استفاده است.
·در
صورتی که جدول شما در نمای Datasheet باز شده است، با انتخاب گزینه های
View / Design View و یا کلیک کردن روی دکمه Dsign View از نوار ابزار به
نمای Design سوئیچ کنید.
·در صورتی که جدول شما در نمای Design باز شده است، برای بازگشت به نمای Datasheet
·می
توانید گزینه های View / Datasheet View را انتخاب کرده و یا روی دکمهView
Datasheet از نوار ابزار کلیک کنید. دکمه های نوار ابزار امکان سوئیچ کردن
سریع بین دو نمای مورد بحث را در اختیار شما قرار می دهند. در نتیجه پس از
اعمال تغییرات دلخواه خود در نمای D esign
·می
توانید به سرعت به نمای Datasheet باز گشته و نتیجه اعمال تغییر مزبور را
مشاهده نمایید. چنانچه جدول شما باز نباشد، می توانید از ابتدا آن را در
نمای Design باز کنید. به این منظور کافی است جدول مزبور را در پنجره
Database انتخاب کرده و روی دکمه Design کلیک کنید.
نمای Design (Design View)
نمایی است که امکان تغییر ساختار سازمانی جداول را فراهم می کند. در نمای Design قادر به تولید ا یندکس می باشید.
9- تولید ایندکس
تولید یک
ایندکس که از یک یا چند فیلد می توانید فرآیند مرتب کردن و بازیابی
رکوردها را به مقدار قابل توجهی تسریع نماید؛ بخصوص زمانی که پایگاه داده
مورد نظر خیلی بزرگ باشد. کاربرد ایندکس ها در نرم افزار Access همانند
کاربرد ایندکس موجود در انتهای کتابها می باشد، به عبارت دیگر، ویژگی
ایندکس در Access شما را در جهت جستجو و یافتن داده هایی که در جستجوی آن
هستید، یاری می دهد.
برای
مثال، جستجوی یک عنوان در ایندکس انتهای یک کتاب بسیار ساده تر از بررسی
صدها صفحه کتاب مزبور و یافتن عنوان مورد نظر می باشد؛ همچنین استفاده از
یک ایندکس پیچیده تر که احتمالاً حاوی نام کوچک و آدرس افراد می باشد،
امکان تمیز قائل شدن بین 47 مورد نام Smith را که در یک پایگاه داده ظاهر
شده اند در اختیار شما قرار می دهد.
نرم
افزار Access قادر به استفاده از ایندکس های جدول برای پیش گیری از اتلاف
وقت شما می باشد. با استفاده از این ایندکس ها دیگر نیازی به جستجوی هزارها
رکورد یک پایگاه داده به منظور یافتن یک رکورد خاص نخواهید بود. ایندکسی
که بر مبنای چندین فیلد تولید شده است (مثلاً فیلدهای نام خانوادگی، نام
کوچک و شهر) با توجه به همین تحلیل شما را یاری می دهد.
ایندکس پایگاه داده (Database Index)
لیستی از
کلیدها که یک پایگاه داده می تواند برای یافتن و مرتب کردن رکوردها مورد
استفاده قرار دهد. ایندکس ها انجام اعمالی نظیر یافتن و مرتب کردن را تسریع
می کنند؛ چرا که در صورت استفاده از آنها، پایگاه داده تنها نیاز به
برآورد کردن فیلدهای ایندکس خواهد داشت، نه تمام رکوردها.
فهرست
عنوان صفحه
چکیده
مقدمه
فصل1: پایگاه داده چیست؟.............................................................................................. 1
یک
مجموعه سازماندهی شده از
اطلاعات.................................................................................................................
1
رکوردها و
فیلدها.........................................................................................................................................................
2
جداول و
پایگاههای
داده.............................................................................................................................................
2
دونمای
Datasheet و Forms
...............................................................................................................................
3
شروع
Access............................................................................................................................................................
4
بازکردن
پایگاه داده نمونه
Northwind...................................................................................................................
5
پنجره
Data
base......................................................................................................................................................
6
نوارهای
ابزار
Access...............................................................................................................................................
7
پسوند
نام فلیل های
Access.....................................................................................................................................
8
فکر کردن
در مورد
فیلدها...........................................................................................................................................
8
ویژگی
Online
Help...............................................................................................................................................
9
به
کارگیری دستیار
Office........................................................................................................................................
9
به
کارگیری کادر Ask a Question برای دریافت
کمک........................................................................................
10
استفاده
از پنجره Help جهت دریافت
کمک.............................................................................................................
10
استفاده
از Online Help در کاردهای
محاوره.........................................................................................................
12
بستن یک
پایگاه
داده...................................................................................................................................................
12
بستن
Access............................................................................................................................................................
12
فصل 2: ایجاد پایگاهای داده در Access.......................................................................... 13
عنوان صفحه
تولید یک
پایگاه داده جدید و
خالی............................................................................................................................
13
انتخاب
جدول
نمونه....................................................................................................................................................
13
انتخاب
فیلدها..............................................................................................................................................................
14
تغییر
دادن نام
فیلدها...................................................................................................................................................
15
تعیین
کلید
اولیه............................................................................................................................................................
16
وارد
کردن داده ها در
جدول.......................................................................................................................................
17
تغییر
پهنای
ستونها.......................................................................................................................................................
19
سوئیچ
کردن به نمای
Design...................................................................................................................................
20
تولید
ایندکس...............................................................................................................................................................
21
فصل 3 تصحیح پایگاههای داده Access.......................................................................... 24
تغییر و
حذف رکوردهای یک پایگاه
داده....................................................................................................................
24
نوع داده
(Data
Type).............................................................................................................................................
26
تغییر
نوع داده
ها..........................................................................................................................................................
28
اضافه
کردن فیلدهای جدید به یک
جدول..................................................................................................................
29
تغییر
دادن ترتیب فیلدهای یک
جدول........................................................................................................................
31
ذخیره
کردن یک پایگاه داده روی فلاپی
دیسک.........................................................................................................
31
ذخیره
کردن یک پایگاه داده Access روی
دیسک...................................................................................................
32
فصل 4: کارآمد کردن پایگاههای داده............................................................................... 33
مرتب
کردن رکوردهای
جدول....................................................................................................................................
33
ذخیره
کردن قواعد مرتب سازی در قالب یک
معیار..................................................................................................
35
فیلتر
کردن رکوردهای یک
جدول...............................................................................................................................
37
ذخیره
کردن قاعده یک فیلتر در قالب یک
معیار........................................................................................................
40
عنوان صفحه
تولید یک
معیار با استفاده از یک
ویزارد.....................................................................................................................
41
اضافه و
حذف کردن فیلدها در یک
معیار...................................................................................................................
44
یافتن
داده
ها................................................................................................................................................................
45
فصل 5: کار با فرمها......................................................................................................... 47
تولید
فرم با استفاده از ویزارد
Form.........................................................................................................................
47
گشت و
گذار در نمای
Form....................................................................................................................................
50
کارکترهای
جانشین در فیلترها و
معیارها...................................................................................................................
53
تولید
فرمی با فیلدهای
کامل........................................................................................................................................
54
به
کارگیری یک فرم جهت تولید رکوردهای
جدید....................................................................................................
55
تصحیح
جانمایی و محتوای
فرمها...............................................................................................................................
56
فصل 6: کار با گزارشها.................................................................................................... 63
اولین
گزارش
..............................................................................................................................................................
63
ویژگی
AutoReport................................................................................................................................................
63
گزارش
گروه بندی Grouped
Report..................................................................................................................
65
تصحیح
گزارش............................................................................................................................................................
69
نمای
report Design
..............................................................................................................................................
70
خواص
گزارشها...........................................................................................................................................................
70
قالب
بندی فیلدهای یک
گزارش.................................................................................................................................
71
تولید
زیر مجموع برای گروه
ها...................................................................................................................................
75
محاسبه
مقادیر مجموع در کل
گزارش........................................................................................................................
76
